Buku Pembelian, Buku Pengeluaran & Buku Utang

BAB VIII : BUKU PEMBELIAN, BUKU PENGELUARAN KAS DAN BUKU UTANG

AKUN KHUSUS

Kegiatan pembelian dalam sebuah perusahaan dagang meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.      Membeli barang dagang secara tunai atau kredit.

2.      Membeli aktiva poduktif untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan contoh kendaraan ,peralatan kantor dll.

3.      Mebeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan contoh biaya pengiriman, biaya listrik dan listrik.

Buku Pembelian

Brang yang palin sering dibeli secara kredit oleh sebuah perusahaan dagang adalah:

1.      Brang dagang untuk dijual kembali kepada pelanggan.

2.      Perlegkapan yang digunakan untuk menjalankan prusahaan.

3.      Peralatan dan aktiva tetap yang lain.

Bentuk buku pembelian yang digunakan oleh toko Buku AR tampak seperti dalam tabel 8-1. Transaksi dicatat dalam kolom “utang dagang”. Dua kolom yang lain digunakan untuk mengumpulkan jumlah-jumlah yang harus didebit ke masing-masing akun yang bersangkutan. Kolom”pembelian” digunakan untuk mencatat pembelian barang dagang. Nama yang lebih tepat untuk kolom dan akun ini sebenarnya adalah “pembelian barang dagang”. Tetapi biasanya digunakan nama yang lebih singkat, yaitu “pembelian” begitu saja.

             Contoh bentuk faktur yang diterima tidak jauh berbeda dengan faktur yang dibuat pada waktu menjual. Perhatikan bahwa nomor faktur dalam kolom ini tidak berurutan.Hal ini di sebabkan faktur-faktur tadi diterima dari berbagai pemasok (supplier) dengan sistem penomoran sendiri-sendiri.

Tabel 8-1

Toko Buku AR

Buku Pembelian

Bulan Oktober 200A

Tanngal	Nomor faktur	keterangan	ref	debit pembelian	Serba- serbi	kredit Utang dagang
200A
Okt        2	109	Gramedia
		Gunung Agung
		PT Agung Bakti/Perlengkapan

KARTU UTANG

            Kolom  “kredit-Utang Dagang” dalam buku pembelian merupakan kolom yang jumlah totalnya nanti akan dicatat dalam akun utang dagang di buku besar perusahaan. Seperti terlihat, jumlah-jumlah dalam kolom ini merupakan utang kepada beberapa pemasok. Maka diperlukan catatan lain yang merinci utang kepada tiap-tiap pemasok (Kreditur). Dicatat dalam suatu buku tambahan tersendiri yang disebut buku utang. Buku utang terdiri dari  kumpulan kartu-kartu yang disebut kartu utang (creditor ‘s account). Contoh kartu utang adalah seperti terlihat dibawah ini:

Nama: Sinar Harapan Alamat: Jl Dewi Sartika 136 D, Jakarta   Tanggal	Nomor Bukti	keterangan	debit	kredit	File     : 5 Nomor: 01   saldo

Seperti halnya kartu piutang, Dengan cara ini setiap waktu dapat diketahui saldo utang kepada masing-masing Kreditur. Di samping itu, digunakannya kumpulan yang dapat dilepas akan memudahkan untuk menambah akun-akun baru, Sumber pencatatan dalam kartu utang sebaiknya langsung dari bukti transaksi.

Sebagai dasar pencatatan dicantumkan dalam kolom “Nomor Bukti”. Dalam contoh kartu utang untuk Sinar Harapan tersebut diatas angka “A 769” dalam kolom “Nomor Bukti” yang diletakan sejajar dengan tanggal 13 Oktober 200A adalah nomor dan tanggal faktur yang di terima dari penjual (Penerbit Sinar Harapan). Cara lain untuk pencatatan dalam kartu utang adalah dengan mendasarkan pada buku pembelian. Misalnya dengan mencantumkan huruf BB (Buku Pembelian) kemudian diikuti dengan halaman jurnal yang bersangkutan.

                                                                                                                                   

PEMINDAH-BUKUAN DARI BUKU PEMBELIAN

            Pada akhir bulan, pemeriksaan ini dapat dilakukan dengan menggunakan mesin hitung atau membuat daftar seperti di bawah ini:

            Total debit                                                                               total kredit                  Pembelian        Rp 5.800                                                            utang dagang  Rp 7.000         serba-serbi           1.200                                                                                                           Total                Rp 7.000                                                         Total                Rp   7.000                              

Total kolom pembelian, dipindahkan ke buku besar dengan cara yang sama.Masing-masing akun yang bersangkutan dalam buku besar. Referensi untuk pemindahan ini di cantumkan di sebelah kiri garis diagonal dalam kolom” Ref”.Apakah setiap jumlah dalam kolom utang dagang juga telah di catat dikartu utang yang bersangkutan

PEMBELIAN RETUR DAN PENGURANGAN HARGA

            Barang-barang yang sudah dibeli dikembalikan, Keterangan-keterangan mengenai hal itu dapat dinyatakan melaui surat atau Nota Debit ( debit memorandum) . Untuk memberi tahu kreditur jumlah yang didebitkan pada akunnya serta alasan-alasan yang menyertainnya.